皆さん、議事録って難しいですよね。
ぼくは恥ずかしながら前職の事業会社ではまともに議事録を取ったことがありませんでした。コンサルファームに転職したての1年目、上司に言われてメモの取り方もおぼつかず書いた初めての議事録はスピードも質もひどいものでした。
それから1年ほど議事録に苦しみまくり、何とか自分なりにこう書いたら良いんじゃないか、というコツのようなものが見えてきたので、頭の整理もかねて共有したいと思います。
本日は事前準備から実際の会議の場でのメモの取り方について。
事前準備
会議が始まる前からすでに議事録作成は始まっています。
ここをしっかりすることで後々の作成がだいぶ楽になりますよ。
テンプレートを活用する
もしもその会議が以前から継続しているのであれば、先輩が使っていた議事録が残っているはずです。必ず手に入れ、必要な部分を適宜修正しましょう。
特にフォーマットが決まっていなければ、テンプレートを活用しましょう。「議事録 テンプレート」でググればいくらでも出てきます。
分かっている情報は先に埋めておく
会議は基本的に遅くとも前日までに会議参加者へ招集の連絡がいっているはずです。少なくとも下記のような情報は事前に埋めておくのがベターです。
- 会議名
- 開催日時
- 参加者（会社名・部署名）
- 議題
だれが、何のために開くのかを理解しておく
特に議題に関して、その会議が何のために（何を決めるために）開催されているのかを理解しておくと、当日の決定事項やTo Doを聞き逃す可能性が低くなります。
まあ何も決まらない会議なんかもあります。特に日本の会社は情報共有のためだけに開催する、いわゆる「定例会」が多すぎです。
事前配布資料には目を通しておく
事前にアジェンダを書いた資料や、当日の発表資料が回ってくることがあります。もしも手に入れることができれば必ず目を通しておきましょう。資料が事前に配布されるということは基本的には資料の発表・共有⇒質疑応答のパターンがほとんどです。その際、ぽかーんとならないように、せめてわからない単語くらいは調べておきましょう。
会議中のメモの取り方
さて、いざ本番です。PCが持ち込み可能かどうか事前に確認しておき、可能であればできるだけ持ち込みます。少人数かつ10分程度の内部ミーティングであれば手書きメモでも良いですが、議事録とは重要事項を抜け・漏れなく整理すること。おそらく速記を身に着けていなければ到底追いつけません。少なくとも僕は。
とにかくキーワードを拾いまくる
はじめはわからない用語や概念のオンパレードです。でもめげずに音を追いかけてキーワードを拾いまくりましょう。慣れてきたら理解しながら、重要な点だけまとめていけばよいのです。議事録ビギナーが一番やってはいけないことは、理解できない話になったらタイピングが止まってしまうことです。
改行しまくる。もとに戻らない
メモしながら構成を考えて、わかりやすい順番に入れ替えて、、
などやっていたら確実に話に置いて行かれます。
次々に改行しまくって下へ下へと進みましょう。
まずは聞いた順番にメモを残すこと。
慣れないうちは、話の整理は後からするのが鉄則。
少し間が空いたら話題の整理
会議には必ず「間」があります。
ファシリテーターが質問や意見を募ったがなかなかだれも発言しない場面、
アジェンダが移り変わるタイミングなどなど。
先ほど書きまくったメモを少し見直し、話題のかたまりを見つけましょう。
かたまりを見つけたら改行し、一行空けておきましょう。
できればこの時に、一言でいうとどんな話題なのか、タイトルをつけておくとよいでしょう。それがのちのち、大項目や中項目になり、編集が楽です。
本日はここまで。
次回は会議後の議事録作成についてです。
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